Les convocations régulièrement établies, adressées et publiées, la séance peut avoir lieu, en présence de différents protagonistes, certains actifs, d’autres non.
1. Des protagonistes indispensables
Pour se tenir, la séance requiert obligatoirement un président, un secrétaire de séance, et un quorum de conseillers municipaux présents.
Par principe, trouve place, après ces membres obligés, un public.
A. Le président de séance
D’une manière générale, le président :
- Ouvre, suspend, et clot la séance
- fait l’appel des conseillers présents ou ayant donné pouvoir,
- vérifie le quorum
- appelle les affaires inscrites à l’ordre du jour,
- détient la police de l’assemblée, et notamment de diriger les débats, répartir les temps de parole, voire retirer la parole en cas d’abus
- fait procéder aux votes et constater leurs résultats.
B. Le secrétaire de séance et son auxiliaire
Les débats ne peuvent être ouverts qu’après la désignation d’un secrétaire de séance. C’est le premier point de l’ordre du jour à soumettre à chaque conseil. C’est l’article L.2121-15 du CGCT qui fait obligation de désigner, parmi les conseillers municipaux, un ou plusieurs secrétaires, au début de chaque séance. Il peut être assisté d’un auxiliaire. Il est courant que ces fonctions reviennent au secrétaire de mairie ou au secrétaire général, qui, s’il assiste aux débats, ne peut y prendre part sans être invité à le faire.
C. Les conseillers municipaux : présents ou non ?
Le statut de conseiller municipal n’a jamais induit l’obligation d’être présent à toutes les réunions de conseil. Les absences répétées d’un conseiller municipal aux séances du conseil ne peuvent pas faire, par elles-mêmes, l’objet de sanction. Un conseiller absent, même durablement, garde toujours la faculté de donner un pouvoir écrit de voter en son nom à un de ses collègues.
2. Les opérations préalables aux débats
Il est d’usage d’entamer une séance de conseil par les cinq étapes suivantes :
- L’appel nominal
- Le contrôle des procurations
- La détermination du quorum
- L’adoption du Pv de la séance précédente
- La lecture de l’ordre du jour
3. Un encadrement à prévoir
Une fois ces formalités indispensables de début de séance accomplies, les travaux et discussions peuvent se dérouler. La réunion consiste alors en des débats à mener courtoisement, dans le respect des droits de chacun, selon un déroulement confié à la responsabilité exclusive du maire, président de séance.
A. La police de l’assemblée est assurée par le seul président de séance. Au titre de l’article L.2121-16 du CGCT, le maire a seul la police de l’assemblée.
B. La présence du public à gérer. Selon l’article L.2121-18 du CGCT, les séances du conseil municipal sont, par principe général, publiques. Cette publicité des séances implique le libre et permanent accès de l’auditoire aux réunions du conseil. Tout particulier peut assister aux débats du conseil municipal. Cette règle de droit, impérative, implique que les auditeurs puissent matériellement accéder à la salle du conseil et s’y installer.
L’assistance du public doit toujours être passive, muette. Les auditeurs ne peuvent en aucun cas participer aux débats, ni les troubler, ni demander à prendre part aux décisions du conseil.Toute participation active du public à la discussion d’une délibération, même s’il ne participe pas au vote, entache la décision prise d’illégalité.
C. L’exception du huis clos. L’article L. 2121-18 du CGCT, qui permet au conseil municipal de siéger à huis clos, implique que le public soit invité incessamment à quitter la salle tout le temps du huis clos. Le retour en séance publique ne nécessite aucun vote formel préalable mais suppose l’assentiment des conseillers présents. Les décisions prises à huis clos doivent être, comme toute autre, transcrites sur le registre des délibérations et affichées par extrait dans les mêmes conditions que dans le cas d’une séance publique. Le préambule de la délibération doit toutefois mentionner que le débat a eu lieu à huis clos. Il faudra également prendre soin à la rédaction du procès-verbal et de la délibération correspondante, afin de respecter, par exemple, les contraintes de confidentialité qui ont pu présider à ce huis clos.
